Электронная подпись в adobe reader. Создание электронной подписи. Примечание: в случае использования модуля в программе Adobe Reader создание и проверка электронных подписей будет осуществляться без лицензии

Несмотря на широкое распространение электронных документов, в тех случаях, когда требуется обеспечение юридической значимости, подтверждения авторства и неотказуемости, в значительной степени используются бумажные. Аналогом собственноручной подписи в электронном документообороте признается электронная цифровая подпись. Как пользоваться ЭЦП в PDF документах и что для этого нужно?

Наиболее развитым направлением для применения ЭЦП можно считать системы сдачи налоговой отчетности, а вместе с ней - сдачу отчетности в ПФР, в ФСС, Росстат и иные государственные органы. Физические и юридические лица активно использую цифровую подпись при работе со своими банковскими счетами, игре на бирже. В последние годы резко возросло применение электронных документов, подписанных ЭЦП, при работе на торговых площадках, как коммерческих, так и государственных закупок. С 2011 года все государственные торги проводятся только в электронном виде, и применение ЭЦП здесь становится просто необходимым. Вскоре будет дан старт еще одному направлению использования ЭЦП - нотариат получает право заверения электронных документов цифровой подписью.

Электронная цифровая подпись в рамках делопроизводства уже используется и для нужд внутрикорпоративногого и межкопроративного электронного документооборота. С ее помощью подписываются договора и акты, письма и накладные, заявки и требования. После того, как будут подготовлены электронные формы счетов-фактур, на электронный вариант может быть переведена вся бухгалтерская работа. Электронная цифровая подпись получает значительное развитие и в системах инженерного проектирования - большинство современных систем поддерживает такую возможность.

"Подпись чернилами". Так называется возможность подписания документа с использованием графического планшета

В электронном документе электронная цифровая подпись (ЭЦП) является его реквизитом, предназначенным для защиты данного электронного документа от подделки и полученным в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе, но она не является средством защиты документа от подделок.

Одним из наиболее удобных форматов для обмена документами заслуженно считается формат PDF, с которым можно работать в любой операционной системе. В этом формате могут храниться не только сконвертированные текстовые документы и таблицы, но и чертежи, трехмерные модели, видео и аудиозаписи. Формат PDF поддерживает работу с формами, их заполнением, распространением и сбором данных для их обработки; в его состав включена поддержка скриптового языка JavaScript для осуществления функций проверки корректности заполнения полей на стороне клиента и любых других задач, которые можно осуществить при помощи программирования. Он представляет собой удобный документ с различными инструментами рецензирования и коррекции уже готовых документов.

Немаловажно, что продукты компании Adobe поддерживают использование ЭЦП. Разберемся теперь с тем, какие варианты подписей реализованы в решениях компании Adobe и в частности в их флагманском продукте Adobe Acrobat X Pro.

ВИДЫ И ЗАЩИТА ПОДПИСЕЙ

Первый вариант подписи - "подпись чернилами". Так называется возможность подписания документа с использованием графического планшета. Такая подпись представляет собой сделанную вручную пометку на странице, аналогичную рисунку произвольной формы. Подпись "от руки" не содержит никакой информации о человеке, который ее сформировал, соответственно, нет возможности его идентифицировать. Такая подпись не уведомляет об изменениях, которые могли быть произведены в документе после того, как он был подписан, для нее нет возможности проверки. Такая подпись не отображается на панели "Подписи". Подпись такого типа может использоваться только для придания документу вида, сходного с бумажным.

Иное дело - электронная цифровая подпись. Использование этого инструмента позволяет решить три важные задачи, возникающие при обмене электронными документами. Во-первых, появляется возможность установить личность человека или нескольких человек, которые поставили под документом свои подписи. Во-вторых, использование при формировании подписи сертификатов, выданных удостоверяющими центрами, обеспечивает неотказуемость. И, наконец, проверка подписи на соответствие ее подписанному документу позволяет определить, не изменялся ли документ после того, как эта подпись была сформирована.

В программах Adobe для формирования подписи применяются пары ключей ("секретный" и открытый) и сертификаты открытых ключей (далее - сертификаты), полученные различными способами. Самый простой способ получения такого сертификата - использование встроенной в программу системы генерации ключей и получения сертификата (так называемый "самоподписанный" сертификат). У такого сертификата есть только один недостаток - нельзя проверить, действительно ли он сформирован именно тем человеком, чьи данные в него внесены. Вариант с самоподписанными сертификатами можно использовать в рамках одной организации, где для проверки и контроля сертификата можно будет создать специальное хранилище.

Проверка подписи на соответствие ее подписанному документу позволяет определить, не изменялся ли документ после того, как эта подпись была сформирована

Второй вариант - применение сертификата, полученного у стороннего удостоверяющего центра, которому будут доверять все участники системы электронного документооборота. В этом случае электронный сертификат выступает аналогом паспорта, по которому можно проверить принадлежность его владельцу.

В качестве программного обеспечения, используемого для формирования и проверки ЭЦП, используются, как правило, стандартные криптопровайдеры, предустановленные в операционной системе. В российской действительности, где существует свое законодательство в части использования ЭЦП и свои криптографические алгоритмы, использование международных алгоритмов затруднено. Но есть решения, которые позволяют в программах Adobe применять российские криптографические средства, что переводит электронный документооборот в разряд юридически значимого. Одним из таких решений, первым вышедшим на рынок документов в формате PDF, стало решение компании "КриптоПро" - "КриптоПро PDF".

С помощью имеющегося сертификата пользователь Adobe Acrobat (или Adobe Reader, если такая возможность предоставлена для данного документа) может подписать любой документ. В Adobe Reader возможно создание подписей только для файлов PDF с включенными для Reader правами использования (в Adobe Acrobat: "Дополнительно" - "Расширить функции Adobe Reader"). При этом необходимо понимать, что подписи под документом могут быть двух типов - сертификационная подпись и подпись для утверждения. Чем они отличаются? Сертификационная подпись обеспечивает более высокий уровень управления документом, чем подпись для утверждения. Поскольку эта подпись должна быть в документе первой, параметры меню "Сертификация" при наличии другой подписи становятся недоступны. Кроме того, можно управлять типами изменений, которые доступны другим пользователям.

Подпись для утверждения — это цифровая подпись, которая применяется к документу и не является сертификационной подписью. Все подписи кроме сертификационных классифицируются как подписи для утверждения. Как видим, подписей для утверждения может быть несколько, как и под реальными, "бумажными", документами.

Использование при формировании подписи сертификатов, выданных удостоверяющими центрами, обеспечивает неотказуемость

Сертификационная подпись позволяет утвердить содержимое файла PDF. При ее постановке можно разрешить (и это не будет влиять на состояние подписи) внесение данных в поля форм, которые могут присутствовать в документе, а также изменение комментариев. Но при любом изменении страниц (или комментариев, если их изменение не разрешено) документ утрачивает существующее сертифицированное состояние, а подпись становится недействительной.

Цифровые подписи могут использоваться для многократного подписания документов PDF различными лицами. При этом в поле "Подписи" появляется цифровая подпись. Вид подписи зависит от выбранных параметров. Если целостность документа важна для рабочего процесса подписания, лучше всего использовать функцию предварительного просмотра документа. При помощи этой функции проводится анализ содержимого документа, способный привести к изменениям его внешнего вида. Затем это содержимое блокируется, что позволяет просмотреть и подписать документ в статичном и безопасном состоянии.

ИНТЕРФЕЙС РАБОТЫ С ПОДПИСЯМИ

Кроме самой подписи Acrobat X позволяет добавить метку времени, полученную от независимого сервера меток времени. Эта метка позволяет подтвердить подлинность и существование документа в определенный момент времени. Формат хранения подписи и метки времени соответствует международным стандартам так называемой "улучшенной" подписи. Например, решение от "КриптоПро" позволяет включать в подпись метку времени. Метки времени отображаются в поле "Подписи" и в диалоговом окне "Свойства подписи". Если настроен сервер меток времени, метка времени отображается на закладке "Дата/Время" в диалоговом окне "Свойства подписи".

Все поставленные под документом подписи будут видны в поле "Подписи". Но Adobe позволяет еще и визуализировать их, сделать видимыми. При этом то, что будет включено в визуализацию, может быть настроено самим пользователем. В частности, к подписи можно добавить изображение факсимиле, логотип компании или фотографию. Можно также создать несколько видов подписи для различных целей. Вид подписи может также включать информацию, которая поможет другим проверить вашу подпись: цель подписи, контактную информацию и т.д. Настройка этих параметров выполняется в диалоговом окне "Установки".

Однако подпись документа - это только начало работы. Получатель подписанного документа должен иметь возможность еще и проверить ее. Такая проверка возможна при использовании не только программы Acrobat, но и Adobe Reader при установленном на компьютере соответствующем криптопровайдере (в первую очередь это относится к российским криптографическим продуктам). Поскольку сертификат, требующийся для проверки подписи, включается в состав подписи, то передавать его дополнительно получателю документа не требуется.

В панели "Подписи" отображается информация о каждой подписи в текущем документе, а также история изменения документа с момента его первого подписания. У каждой подписи есть значок, показывающий результат ее проверки (проверка может выполняться автоматически). Детали проверки перечислены под каждой подписью, и их можно просмотреть, развернув подпись. В зависимости от результатов проверки подпись может получить признак "действительна", "недействительна" или "не определена". Эта информация будет служить основанием для принятия решения о достоверности документа и дальнейшей работе с ним.

В панели "Подписи" отображается информация о каждой подписи в текущем документе, а также история изменения документа с момента его первого подписания

В лицензионной политике Adobe в части применения ЭЦП есть ограничение, связанное с возможностью подписания документа в Adobe Reader. Если при создании документа в Adobe Acrobat такую возможность разрешить, то распространение документа лицензионно будет ограничено пятьюстами получателями. В ряде случаев этого может и хватить, но при применении этой технологии в промышленном или государственном масштабе необходимо лицензировать дополнительную опцию - Adobe LiveCycle Reader Extensions.

Таким образом, продукты компании Adobe предоставляют полноценный набор инструментов для выполнения задач, необходимых для создания системы юридически значимого электронного документооборота, а универсальность формата PDF дает независимость от используемых операционных систем и программ, в которых будут создаваться исходные документы.

Модуль «КриптоПро PDF» функционирует в следующих операционных системах:
  • все локализованные и англоязычные варианты Microsoft Windows XP, с установленным пакетом обновления Service Pack 3 и выше;
  • все локализованные и англоязычные варианты Microsoft Windows Server 2003, с установленным пакетом обновления Service Pack 2 и выше;
  • все локализованные и англоязычные варианты Microsoft Windows Vista, с установленным пакетом обновления Service Pack 2 и выше;
  • все локализованные и англоязычные варианты Microsoft Windows Server 2008, с установленным пакетом обновления Service Pack 2 и выше;
  • все локализованные и англоязычные варианты Microsoft Windows 7, с установленным пакетом обновления Service Pack 1 и выше;
  • все локализованные и англоязычные варианты Microsoft Windows Server 2008 R2, с установленным пакетом обновления Service Pack 1 и выше;
  • все локализованные и англоязычные варианты Microsoft Windows 8, Microsoft Windows 8.1, Microsoft Windows Server 2012, Microsoft Windows Server 2012 R2
Для работы модуля «КриптоПро PDF» обязательно должна быть установлена программа «КриптоПро CSP» 3.6. версии и выше. «КриптоПро PDF» призван расширить возможности программ Adobe Reader и Adobe Acrobat в области создания и проверки электронной подписи согласно стандарту ГОСТ Р 34.10-2001.

Для работы модуля «КриптоПро PDF» необходима предварительная установка любого из вариантов исполнения Adobe Reader (версий 8, 9, X, XI) или Adobe Acrobat (версий 8, 9, X, XI). Также модуль «КриптоПро PDF» может полноценно функционировать в защитном режиме программы Adobe Reader версии 10.0.1 и выше.

2. Установка модуля «КриптоПро PDF»

Для установки модуля «КриптоПро PDF» необходимо запустить пакет cppdf.msi, размещенный на компакт-диске. Последуют кратковременные подготовительные процедуры, и на экране откроется окно мастера установки «КриптоПро PDF» (см. рис. 1).

Рис. 1. Окно мастера установки «КриптоПро PDF»


После нажатия на кнопку «Далее» откроется следующее окно, в котором описано лицензионное соглашение на использование модуля «КриптоПро PDF». В случае полного согласия с каждым пунктом данного соглашения отметить пункт «Я принимаю условия лицензионного соглашения» и нажать на «Далее» (см. рис. 2).



Рис. 2. Лицензионное соглашение на использование «КриптоПро PDF»

Во вновь появившемся окне нужно ввести информацию о пользователе и организации, а также серийный номер лицензии на использование модуля «КриптоПро PDF», как показано на рис. 3. Если поле «Серийный номер» оставить незаполненным, тогда программный модуль будет функционировать в демо-режиме в течение 30-ти дней.



Рис. 3. Сведения о пользователе, организации и серийный номер «КриптоПро PDF»


После нажатия на кнопку «Далее» откроется следующее окно, в котором нужно будет выбрать вид установки модуля «КриптоПро PDF»: полная или выборочная (см. рис. 4).



Рис. 4. Вид установки «КриптоПро PDF»

При выборочной установке можно выбрать версии программ Adobe Reader и Adobe Acrobat, для которых установится «КриптоПро PDF» (см. рис. 5). В случае, если не будет выбрана ни одна версия Adobe Reader или Adobe Acrobat, продолжить установку будет нельзя.



Рис. 5. Выборочная установка модуля «КриптоПро PDF»


После нажатия на кнопку «Далее» откроется следующее окно, в котором необходимо будет подтвердить установку модуля «КриптоПро PDF». (см. рис. 6). В случае возникновения необходимости на этом этапе можно вернуться назад и поменять некоторые параметры установки. Чтобы завершить установку, необходимо нажать на кнопку «Установить».



Рис. 6. Окно подтверждения установки модуля «КриптоПро PDF»

По окончании всех пошаговых инструкций мастер произведет установку модуля «КриптоПро PDF» с сопровождением всех своих действий определенными комментариями. По завершении появится окно с подтверждением успешной установки, в котором необходимо нажать на «Готово» (см. рис. 7).



Рис. 7. Подтверждение установки модуля «КриптоПро PDF»

3. Работа в модуле «КриптоПро PDF»

3.1. Настройка создания и проверки электронной подписи в Adobe Acrobat

Для создания и проверки электронной подписи необходимо выбрать меню «Edit Preferences Signatures» и открыть в нем окно «Digital Signatures Advanced Preferences» (см. рис. 8).



Рис. 8. Настройка создания и проверки электронной подписи

Примечание: здесь и далее все рисунки интерфейса ЭП будут показаны для программы Adobe Acrobat.XI. В других версиях программы вероятны небольшие отличия в интерфейсе.
Во вновь открывшемся окне следует выбрать закладку «Creation» и отметить метод создания подписи по умолчанию (см. рис. 9). В случае выбора подписи по умолчанию «КриптоПро PDF» этим методом будут создаваться все электронные подписи, добавляемые в документ. Если же будет выбран параметр «Ask when I sign», то при формировании каждой новой электронной подписи будет появляется окно, где необходимо будет выбрать метод создания данной ЭП.



Рис. 9. Настройки создания электронной подписи

3.2. Введение серийного номера лицензии на использование модуля «КриптоПро PDF»

Если во время установки модуля «КриптоПро PDF» лицензия не была введена, то пользователю предоставляется лицензия, имеющая ограниченный срок действия. По окончании этого срока, чтобы продолжить работу в модуле «КриптоПро PDF», необходимо ввести серийный номер со специального бланка Лицензии, которую можно получить либо у организации-разработчика, либо у организации, обладающем правом на распространение данного продукта, например
Примечание: в случае использования модуля в программе Adobe Reader создание и проверка электронных подписей будет осуществляться без лицензии.
Чтобы ввести серийный номер лицензии, нужно выбрать пункт меню «Help About Third-Party Plug-Ins CryptoProPDF». В появившемся окне следует нажать на «Установить лицензию», как показано на рис. 10.


Рис. 10. Окно установки лицензии

Во вновь появившемся окне «Сведения о пользователе» необходимо заполнить поля «Пользователь», «Организация» и «Серийный номер» (см. рис. 11), который написан на бланке Лицензии.



Рис. 11. Окно «Сведения о пользователе»

После нажатия на кнопку «Ок» происходит возврат к панели, на которой указан тип лицензии и срок ее действия.

3.3. Создание электронной подписи

Рассмотрим пошаговый сценарий создания видимой электронной подписи.
Примечание: видимая ЭП отображается в документе и при печати, невидимая – не имеет отображения и существует как метаданные.
Для создания электронной подписи необходимо выбрать в меню «Подписание» пункт «Работа с сертификатами» и нужный тип подписи, как показано на рис. 12.


Рис. 12. Добавление ЭП

Если во время установки модуля при выборе формирования электронной подписи по умолчанию был указан параметр «Ask when I sign», то появится окно, в котором нужно будет выбрать метод создания ЭП «CryptoPro PDF» (см. рис. 13). Если в настройках (см. п. п. 3.1) метод создания электронной подписи был указан, то окно для выбора не появится и выбранный метод будет использован автоматически.



Рис. 13. Выбор метода формирования электронной подписи

Далее в документе нужно выделить область отображения электронной подписи. После этого шага появится окно «Select a certificate» («Выберите сертификат») со списком сертификатов, находящихся в стандартном хранилище сертификатов Windows, как показано на рис. 14. В целях повышения удобства работы приведенный список сертификатов можно сортировать по соответствующим названиям «Subject» («Субъект»), «Issuer» («Издатель»), «Valid from» («Действителен с») или «Valid to» («Действителен по»).

Примечание: при выборе сертификата для формирования электронной подписи в доступе будут исключительно сертификаты согласно ГОСТ Р 34.10-2001, так как модуль «КриптоПро PDF» не работает с сертификатами, сделанными на других криптоалгоритмов.
Для просмотра свойства сертификата, который был выбран, необходимо нажать на «Show Certificate» («Показать сертификат»).



Рис. 14. Выбор сертификата для создания электронной подписи

Чтобы использовать усовершенствованную электронную подпись, необходимо выбрать пункт «To use an CMS Advanced Electronic Signatures (CAdES)» («Усовершенствованная ЭП»). В этом случае электронная подпись будет создана по стандарту CAdES, ETSI Standard, RTS/ESI-000040, TS 101 733. Также для формирования усовершенствованной ЭП нужно указать адрес службы штампов времени, для чего необходимо нажать на «Edit TSP Service» («Изменить службу TSP») (см. рис. 15). Если службе TSP требуется аутентификация, необходимые параметры можно ввести в окне их настройки.



Рис. 15. Выбор и изменение служб штампов времени

Затем в окне «Sign Document» можно произвести заполнение дополнительных полей, отображаемых в свойствах электронной подписи (см. рис. 16). Чтобы создать электронную подпись, нужно нажать на «Sign».


Рис. 16. Окно формирования электронной подписи

Заключительным шагом в окне «Save as» необходимо выбрать файл, в котором сохраниться копия подписанного документа. На рис. 17 приведен пример сформированной в документе электронной подписи.



Рис. 17. Пример электронной подписи в документе

3.4. Виды электронных подписей в программах Adobe

В программных продуктах компании Adobe существует разделение подписей на электронные (в документации Adobe носящие название цифровых) и на подписи, сделанные от руки. Подписи от руки представляют собой пометки на странице, сделанные вручную. Они не имеют никакого отношения к электронной подписи и не отображены на панели «Подписи».
Электронные подписи существуют двух видов (1 - подписи для утверждения и 2 - сертифицирующие). Они утверждают содержание файла «pdf». Однако между ними существует отличие: по сравнению с электронной подписью для утверждения сертифицирующая обладает более широкими правами на управление документом. Она позволяет внести допустимые типы изменений, при которых документ останется достоверным.
Допустим, определенная государственная служба создала форму с полями подписи. По окончании формы госслужба сертифицирует документ, позволяя пользователям производить изменения только в полях формы и ставить подписи на документ. Т. е. пользователи могут осуществлять заполнение формы и ставить подписи для утверждения. Однако в случае удаления страниц и добавления комментариев такой документ утратит свою достоверность и уже не будет считаться сертифицированным.

3.5. Различия Adobe Reader и Adobe Acrobat в процессе формирования электронной подписи

В работе с электронными подписями у программ Adobe Reader и Adobe Acrobat существуют различия, причина которых заключается в особенностях их функционирования, что продиктовано политикой компании-производителя Adobe и не имеет никакой связи с непосредственной работой модуля «КриптоПро PDF».

Функционал программы Adobe Reader:

  • осуществляет проверку электронной подписи в произвольном pdf-документе, в том числе по алгоритму ГОСТ Р 34.10-2001 посредством модуля «КриптоПро PDF»;
  • осуществляет подпись pdf-документов с расширенным доступом, в том числе по алгоритму ГОСТ Р 34.10-2001 посредством модуля «КриптоПро PDF».
Функционал программы Adobe Acrobat:
сертифицирует произвольный pdf-документ (видимой подписью или без видимой подписи), в том числе по алгоритму ГОСТ Р 34.10-2001 посредством модуля «КриптоПро
  • PDF»;
  • подписывает произвольный pdf-документ, в том числе по алгоритму ГОСТ Р 34.10-2001 посредством модуля «КриптоПро PDF»;
  • проверяет электронную подпись, в том числе по алгоритму ГОСТ Р 34.10-2001 посредством модуля «КриптоПро PDF».
Документами «pdf» с расширенным доступом считаются:
  • pdf-формы, которые предназначены для заполнения в Adobe Reader пользователями;
  • pdf-файлы, которые были подвержены операции по расширению доступа.
Такая операция по расширению доступа или формированию pdf-формы может быть проведена над любым pdf-документов, созданным любым доступным способом в следующих программах: Adobe Acrobat 8 Professional, Adobe Acrobat 9 Pro и Adobe Acrobat 9 Pro Extended, Adobe Acrobat Х, Adobe Acrobat ХI.
Примечание: операция по расширению доступа, произведенная в программе Adobe
Acrobat 9 Standard, будет в ограниченном виде, поэтому она не даст пользователям Adobe Reader создавать/добавлять подписи.

3.6. Проверка электронной подписи

Если открыть документ, то по умолчанию запускается проверка всех имеющихся в нем электронных подписей. Для просмотра результата проверки определенной электронной подписи нужно нажать левой кнопкой мыши на данную подпись в документе. В этом случае процесс проверки выбранной подписи будет запущен и далее появится окно с результатом «Signature Validation Status» («Результат проверки подписи»)
У электронной подписи может быть несколько статусов:
  • «Действительна» – с того момента, как был подписан документ, подписанные данные не подвергались изменениям (здесь допускается внесение изменений в сам документ).
  • «Недействительна» – с того момента, как был подписан документ, подписанные данные подвергались изменениям или повреждениям.
  • «Не определена» – в случае, если не удалось по тем или иным причинам произвести проверку подписи; или при неизменности подписанных данных сертификат подписавшего получил статус «недействительный».
Условия, при которых сертификат признается достоверным:
  • имеет достоверную электронную подпись от центра сертификации, который его выдал;
  • по сроку действия является актуальным на текущую дату;
  • находится в хранилище (ROOT) доверенных сертификатов Windows;
  • не состоит в актуальном списке отозванных сертификатов на текущую дату.
Для просмотра параметров электронной подписи есть два варианта:
  • в окне «Результат проверки подписи» нажать на кнопку «Signature Properties» («Параметры подписи»);
  • нажать на электронную подпись в документе правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт «Signature Properties» («Параметры подписи»).


Рис. 18. Параметры электронной подписи

Электронная цифровая подпись — это онлайн-аналог собственноручной подписи. На бумаге она выглядит по-разному: это может быть набор цифр, графическое изображение, например, печать, или текст — сама подпись.

ЭЦП защищает информацию от подделки (незаконного внесения изменений), а также позволяет идентифицировать ее составителя, владельца.

Электронный документ по юридической силе равен бумажному, если он подписан усиленной квалифицированной ЭЦП. Поэтому именно такой вид подписи является наиболее распространенным. Простой и усиленной неквалифицированной е-подписью тоже можно пользоваться, но их применение в обороте необходимо заранее обсуждать с контрагентами или внешними пользователя информации.

Законом введены определенные правила применения ЭЦП. Какая из трех видов понадобится в конкретной ситуации, можно узнать из таблицы:

Вид подписи

Усиленная неквалифицированная

Усиленная квалифицированная

Когда применять

при банковских операциях;

для регистрации в информационных госсистемах и получения госуслуг;

для внутреннего пользования;

для внешнего ЭДО, если стороны согласовали ее использование

для участия в электронных закупках по 44-ФЗ;

для внутренних целей компании;

для обмена деловыми бумагами с контрагентами, если имеется соответствующее соглашение

для сдачи отчетности;

для участия в электронных торгах;

для работы с государственными информационными системами, в том числе ФНС, ПФР, Росалкогольрегулирование;

для ведения ЭДО внутри компании и с партнерами

Где и как получить ЭЦП

Усиленную квалифицированную электронную подпись могут выдавать только удостоверяющие центры, получившие соответствующую аккредитацию Минкомсвязи. На сайте ведомства публикуется реестр таких организаций, с помощью которого можно выбрать наиболее подходящий вариант.

Чтобы получить ЭЦП, понадобится:

  • заявление, паспорт, СНИЛС — для физических лиц (не включая ИП);
  • то же самое плюс выписка из ЕГРИП и свидетельство о постановке на учет в ФНС (с 1 января 2017 года такие бланки не выдают, поэтому копию листа записи в реестре) — для ИП;
  • заявление, паспорт, копии учредительных документов, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о постановке на учет (с 1 января 2017 — копия листа записи в реестре) — для юрлица;
  • то же самое плюс данные о госрегистрации по правилам иностранного государства, переведенные на русский язык и заверенные — для зарубежных компаний.

Если в центр обращается представитель заявителя, ему необходимо иметь при себе паспорт, а также доверенность.

Как подписать документ ЭЦП

После получения и установки ЭЦП на персональный компьютер надо научиться подписывать ею файлы в различных форматах. Рассмотрим две наиболее распространенных ситуации — как подписать ЭЦП документ pdf и word.

Итак, есть готовый текст, сформированный в программе Microsoft Word версии 2010. Открываем в верхнем левом углу раздел под названием «Файл». Находим надпись «Сведения». В этой вкладке есть три разных возможности: предоставить кому-то разрешение на изменения текста, проверить дополнительными сервисами качество информации, посмотреть одну из ранее сохраненных версий. Нам нужно остановиться на разделе «Защитить документ». В самом низу есть кнопка, позволяющая поставить е-роспись.

Такой вариант не подойдет, если у вас Word версии 2003 или 2007. В программе 2003 года надо зайти в такой инструмент, как «Сервис», затем «Параметры» и «Безопасность». Здесь выбираем «Цифровые подписи».


Для подписания документа в Word 2007 надо зайти в Office (кнопка в верхнем левом углу), затем «Подготовить» (Prepare). Там есть специальный раздел с цифровыми подписями.


Еще проще подписать информацию, подготовленную в программе Open Office. Во вкладке «Файл» на панели инструментов сразу есть раздел «Цифровые подписи».


Как подписать электронной подписью документ ворд, разобрались. Переходим к документам pdf.

На панели программы Adobe Acrobat Reader есть раздел «Редактирование» и вкладка «Установки». Так мы сразу попадаем в «Категории», где переходим на «Цифровые подписи» и выбираем ту, что нам нужна.